Аутсорсинг электронного архива

+7 (495) 324-56-59

Мгновенный поиск по индексу документа, Web-доступ пользователей с разграничением прав, разные сценарии структурирования контента под индивидуальный запрос.

Коротко об услуге

Полный комплекс услуг по созданию и поддержке электронного архива: от сканирования документов и индексации до защиты данных и выдачи документов по запросам аккредитованным лицам. Обеспечиваем оперативный поиск и удобное управление документами, структурированными под ваши задачи.

Какие проблемы решает услуга

Нехватка физического пространства:

архивы занимают много места, аренда помещений дорожает.

Риск потери или повреждения:

бумага портится от влаги, огня, механических повреждений.

Трудоемкость поиска

ручная работа с картотеками требует времени и персонала.

Несоответствие законам

(ФЗ-125 "Об архивном деле", ФЗ-152 "О персональных данных").

Штрафы за утерю документов

(например, налоговая отчетность должна храниться 5+ лет).

Риски штрафов при проверках

регуляторы требуют быстрый доступ к архивным данным.

Ошибки в классификации:

документы теряются из-за неправильной систематизации.

Невозможность доступа к бумажным документам

и задержки в согласовании между филиалами.

Когда услуга актуальна

При большой нагрузке на бухгалтерию и юридический отдел.
При необходимости оптимизации расходов на архивирование и хранение документов.
При регулярных запросах от налоговых и проверяющих органов.
Для компаний с высоким документооборотом, стремящихся к цифровизации и автоматизации процессов.
Компания готовится или планирует вступление в налоговый мониторинг.

Кому актуальна услуга

Компаниям с большим документооборотом, но без собственной архивной инфраструктуры.

Организациям, которым важно соответствие требованиям регуляторов (ФЗ-125 "Об архивном деле", ФЗ-152 "О персональных данных").

Компаниям, которые стремятся сократить затраты на содержание архивных помещений и персонала.

Бизнесу, которому нужен быстрый и безопасный доступ к документам из любой точки мира.

Что входит в услугу

Создание и структурирование электронного архива под требования клиента.

Индексация и хэштегирование документов.

Разовое и периодическое сканирование документов (форматы А2, А3, А4, А5).

Регулярное обновление сертификатов и предоставление доступов.

Поддержание актуальности реестра документов.

Разбор и классификация перемешанных электронных документов.

Хранение бумажного архива и его поддержание.

Результаты услуги

Структурированный архив с быстрым и удобным доступом к документам.
Двухуровневая система защиты конфиденциальных данных.
Экономия на привлечении, обучении и содержании персонала.
Оперативная реакция на запросы контролирующих органов и контрагентов.
Уменьшение количества ошибок и налоговых рисков.

Рассчитать стоимость

Этапы работы

После получения документов на хранение, направляем уведомление о получении документов к месту хранения, составляем предварительную опись;

производим архивную обработку документов;
проводим экспертизу документов: определяем сроки хранения и значимости бумажных носителей;

При необходимости:

Транспортировка, подготовка описи/реестра на иные дополнительные документы;
Подготовка Регламента хранения документов;
В случае необходимости возврата документа компании из «архива», оперативная отправка документа.

Рассчитать стоимость