+7 (495) 324-56-59

+7 (495) 324-56-59

Клиентский отдел

115230, Москва, Варшавское шоссе, дом 42

9:00-18:00

Аутсорсинг электронного архива

Получить расчет

Мгновенный поиск по индексу документа, Web-доступ пользователей с разграничением прав, разные сценарии структурирования контента под индивидуальный запрос.

Коротко об услуге

Полный комплекс услуг по созданию и поддержке электронного архива: от сканирования документов и индексации до защиты данных и выдачи документов по запросам аккредитованным лицам. Обеспечиваем оперативный поиск и удобное управление документами, структурированными под ваши задачи.

Какие проблемы решает услуга

Нехватка физического пространства:

архивы занимают много места, аренда помещений дорожает.

Риск потери или повреждения:

бумага портится от влаги, огня, механических повреждений.

Трудоемкость поиска

ручная работа с картотеками требует времени и персонала.

Несоответствие законам

(ФЗ-125 "Об архивном деле", ФЗ-152 "О персональных данных").

Штрафы за утерю документов

(например, налоговая отчетность должна храниться 5+ лет).

Риски штрафов при проверках

регуляторы требуют быстрый доступ к архивным данным.

Ошибки в классификации:

документы теряются из-за неправильной систематизации.

Невозможность доступа к бумажным документам

и задержки в согласовании между филиалами.

Когда услуга актуальна

  • При большой нагрузке на бухгалтерию и юридический отдел.
  • При необходимости оптимизации расходов на архивирование и хранение документов.
  • При регулярных запросах от налоговых и проверяющих органов.
  • Для компаний с высоким документооборотом, стремящихся к цифровизации и автоматизации процессов.
  • Компания готовится или планирует вступление в налоговый мониторинг.

Что входит в услугу

Создание и структурирование электронного архива под требования клиента.

Индексация и хэштегирование документов.

Разовое и периодическое сканирование документов (форматы А2, А3, А4, А5).

Регулярное обновление сертификатов и предоставление доступов.

Поддержание актуальности реестра документов.


Разбор и классификация перемешанных электронных документов.

Хранение бумажного архива и его поддержание.

Результаты услуги

  • Структурированный архив с быстрым и удобным доступом к документам.
  • Двухуровневая система защиты конфиденциальных данных.
  • Экономия на привлечении, обучении и содержании персонала.
  • Оперативная реакция на запросы контролирующих органов и контрагентов.
  • Уменьшение количества ошибок и налоговых рисков.

Рассчитать стоимость

Этапы работы

После получения документов на хранение, направляем уведомление о получении документов к месту хранения, составляем предварительную опись;

  • производим архивную обработку документов;
  • проводим экспертизу документов: определяем сроки хранения и значимости бумажных носителей;

При необходимости:

  • Транспортировка, подготовка описи/реестра на иные дополнительные документы;
  • Подготовка Регламента хранения документов;
  • В случае необходимости возврата документа компании из «архива», оперативная отправка документа.

Рассчитать стоимость
CRM-форма появится здесь

Кейсы по направлению

2025-09-24_12-00-26.png

Как начинающему руководителю выдержать первые 30 дней шторма: успешный кейс выращивания лидеров

Как начинающему руководителю выдержать первые 30 дней шторма: успешный кейс выращивания лидеров
2025-09-24_11-59-08.png

Управление многонациональной командой для международного проекта

Управление многонациональной командой для международного проекта
2025-09-24_11-57-40.png

Ускоренная адаптация нового департамента после слияния компаний

Ускоренная адаптация нового департамента после слияния компаний
2025-09-24_11-56-48.png

Налаживание системы обработки персональных данных для крупного клиента

Налаживание системы обработки персональных данных для крупного клиента

Интересные статьи


Что на самом деле происходит в HR: О чем не догадываются СЕО
Что на самом деле происходит в HR: О чем не догадываются СЕО
Читать
НДС без границ: Как продавать товары за рубежом, не пересекая таможню РФ
НДС без границ: Как продавать товары за рубежом, не пересекая таможню РФ
Читать
Токсичный менеджмент: как распознать и обезвредить "медленный яд" в компании
Токсичный менеджмент: как распознать и обезвредить "медленный яд" в компании
Читать
«Тихий уход»: как корпоративная поддержка демографии удержит лучших сотрудников вашей компании
«Тихий уход»: как корпоративная поддержка демографии удержит лучших сотрудников вашей компании
Читать
Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Понятно Подробнее
Cookies